Identifikation og kontrol

I sager omfattet af hvidvaskloven gælder et ubetinget krav om identifikation af klienten. Vi udfører kundekendskabsprocedure i disse tilfælde og identificerer samtidig risikoen i sagen:

1. Ved sagens begyndelse

2. Når relevante omstændigheder ændrer sig
3. Hvis vi får mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering
4. Hvis vi er i tvivl om, hvorvidt tidligere indhentede oplysninger er korrekte

Fysiske personer

Hvis klienten er en fysisk person, indhenter vi oplysninger om klientens navn og cpr.nr. og dertil anvendes en digital løsning i Fischer Hvam Advokatfirmas advokatsystem, hvor pas eller kørekort samt sundhedskort uploades, og legitimationsdokumenterne holdes samtidig op mod listen over politisk eksponerede personer (”Pep-listen”) med flere.

Der må i den konkrete situation ikke være anledning til tvivl om, at kunden er den person, denne udgiver sig for at være.

Hvis klienten ikke har været fysisk til stede ved etableringen af klientforholdet, udgør fremsendelse af identitetsoplysninger ikke den samme sikkerhed som ved fysisk fremmøde. For at sikre klientens identitet anvender vi Teams, Facetime eller lignende, og advokaten optager foto og noterer dette i forbindelse med gennemførelse af kundekendskabsproceduren efterfølgende, så kontrolhandlingen er dokumenteret.

Virksomheder

Er klienten en virksomhed, indhenter vi oplysninger om virksomhedens navn og CVR-nr.

For virksomheder i Danmark, herunder aktie- og anpartsselskaber, erhvervsdrivende fonde, interessentskaber og enkeltmandsvirksomheder, kan kontrollen bestå af f.eks. opslag i Det centrale virksomhedsregister, udskrifter fra SKAT indeholdende identifikationsoplysninger, f.eks. årsopgørelse, samt kopi af stiftelsesdokument og vedtægter eller et sammenskrevet resúme fra Erhvervsstyrelsen.

Virksomhedens ejere identificeres på samme måde som fysiske personer. Der udarbejdes diagram over virksomhedens ejer og kontrolstruktur. I det omfang der ikke gennem offentlige registre kan indhentes oplysninger om ejer- og kontrolstruktur, vil oplysningerne kunne indhentes med bistand fra klienten eller bureauer, der udbyder virksomhedsoplysninger.

Virksomhedens reelle ejere, dvs. personer, der eventuelt gennem flere led ultimativt ejer mere end 25% af kapitalen og/eller stemmerettighederne i det selskab, som er klient, skal identificeres og legitimeres i overensstemmelse med den procedure, der gælder for fysiske personer.

Øvrige typer klienter

Hvis klienten er et offentligt ejet selskab eller et interessentskab, hvor alene indgår offentlige myndigheder, skal der gennemføres sædvanlig kundekendskabsprocedure.

Udover at notere, når identitetsoplysningerne ikke er indhentet på sædvanlig måde ved brug af advokatfirmaets digitale løsning, og om klientforholdet er indledt ved personligt møde eller ej, noteres også på klientens stamkort, hvis der er anvendt anden kundekendskabsprocedure end den digitale eller andre identitetsoplysninger end de sædvanlige, ligesom årsagen hertil noteres sammen med en vurdering af oplysningernes troværdighed.

Fuldmagtsforhold

Hvis den reelle klient er en anden (fysisk eller juridisk) person end den, der henvender sig til os, skal både den reelle klient og fuldmægtigen identificeres. Vi sikrer os altid, at fuldmægtigen er bemyndiget til at handle på vegne af den reelle klient. Dette kan gøres ved forevisning af fuldmagt fra den reelle klient eller ved forevisning af et selskabs tegningsregler.

Skærpet kundekendskabsprocedure

Hvis en klient eller baggrunden for en klients henvendelse i sig selv medfører en øget risiko for hvidvask og terrorfinansiering, gennemfører vi ud fra en risikovurdering skærpet kundekendskabsprocedure, jf. hvidvasklovens § 17.

Risikofaktorer ved kunden

1. Forretningsforholdet eksisterer under usædvanlige omstændigheder.
2. Juridiske personer eller juridiske arrangementer, som er personlige formueforvaltningsselskaber.
3. Selskaber, som har nomineeaktionærer eller ihændehaveraktier.
4. Kontantbaserede virksomheder.
5. Selskabets ejerstruktur virker usædvanlig eller for kompleks i betragtning af selskabets forretningsaktiviteter.

Risikofaktorer ved produkter, tjenesteydelser, transaktioner eller leveringskanaler

1. Private banking.
2. Produkter eller transaktioner, som kan fremme anonymitet.
3. Forretningsforbindelser eller transaktioner uden direkte kontakt uden sikkerhedsforanstaltninger såsom elektroniske underskrifter.
4. Betalinger fra ukendte eller ikkeassocierede tredjemænd.
5. Nye produkter og nye forretningsprocedurer, herunder nye leveringsmekanismer, og brug af nye teknologier eller teknologier under udvikling til både nye og eksisterende produkter.

Risikofaktorer ved geografien

1. Lande som troværdige kilder, f.eks. gensidige evalueringer, rapporter om detaljeret vurdering eller offentliggjorte opfølgningsrapporter, har identificeret som lande, der ikke har effektive ordninger til bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, jf. dog hvidvasklovens § 17, stk. 2.
2. Lande, som troværdige kilder har identificeret som lande med et betydeligt omfang af korruption eller anden kriminel aktivitet.
3. Lande, som er genstand for sanktioner, embargoer eller lignende foranstaltninger truffet af f.eks. EU eller FN. 4. Lande, som finansierer eller støtter terrorvirksomhed, eller som huser kendte terrororganisationer. Det følger af hvidvasklovens § 17, stk. 2, at der skal gennemføres skærpede kundekendskabsprocedurer, hvis klienten har hjemsted i et land, der er opført på Europa-Kommissionens liste over lande, hvor der vurderes at være øget risiko for hvidvask eller finansiering af terrorisme.

Politisk eksponerede personer (”PEP”)

For personer, der er opført på Erhvervsministeriets liste over politisk eksponerede personer, indhenter vi også dokumentation for oprindelsen af de midler, sagen omhandler.

Løbende overvågning af kundeforhold

Vi overvåger løbende vores klientforhold og sikrer, at de transaktioner, som vi bistår med, er i overensstemmelse med vores viden om klienten og klientens forretnings- og risikoprofil, herunder om midlernes oprindelse.

Vi kontrollerer desuden løbende, at indhentede dokumenter og data, herunder identitetsoplysninger, om klienten er ajourførte, og for virksomheders vedkommende er det særligt vigtigt løbende at afdække evt. ændringer i virksomhedens ejer- og kontrolstruktur.

Hvis der i vores sagsbehandling konstateres forhold, der kan have tilknytning til hvidvask eller terrorisme, noterer vi dette og opbevarer oplysningen herom i mindst 5 år, jf. hvidvasklovens § 30, stk. 1, jf. stk. 2.

Opbevaring af identitetsoplysninger

Vi opbevarer identitets- og kontroloplysningerne i mindst 5 år efter, at klientforholdet er ophørt. Med kontroloplysninger forstås for eksempel notater eller kopier af offentlige dokumenter vedrørende klienten, herunder hvad klienten har forevist.

Notater, koncerndiagrammer eller andre registreringer vedrørende en sag omfattet af hvidvaskloven, skal ligeledes opbevares i 5 år efter afslutningen af klientforholdet.

Foranstaltninger i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger m.v.

Da vi ikke bistår med betalingsformidling som selvstændig tjenesteydelse, har vi ikke særlige procedurer for betalinger, jf. hvidvasklovens § 39, stk. 1.

Vi medvirker til indefrysning af midler tilhørende personer, grupper og lande, som er omfattet af internationale finansielle sanktioner (terrorbekæmpelse og sanktioner mod tredjelande), når dette er påkrævet. Vi sikrer, at der ikke sker overførsel af midler til og fra enheder, som er optaget på EU’s lister over personer mv., som er omfattet af en finansiel sanktion. Hvis personen mv. findes på listen, underretter vi SØIK for nærmere afklaring af advokatfirmaets pligt til at indefryse midlerne.

Undervisning
Ved nyansættelser samt regelmæssigt herefter bliver al personale, som er involveret i sagsbehandlingen, sat ind i de pligter, som følger af hvidvaskloven og advokatfirmaets interne regler.

Særlig opmærksomhed ved komplekse og usædvanligt store transaktioner

Ved komplekse eller usædvanligt store transaktioner, skal advokatvirksomheden være særligt opmærksom på, om klientens aktiviteter kan have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme.

Vi undersøger baggrunden for og formålet med komplekse og usædvanligt store transaktioner samt alle usædvanlige transaktionsmønstre og aktiviteter, der ikke har et klart økonomisk eller påviseligt lovligt formål med henblik på at fastslå, om der er mistanke eller rimelig grund til at formode, at disse transaktioner eller aktiviteter har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme.

Vi noterer resultaterne af undersøgelserne på sagen og opbevarer notatet i mindst 5 år.

Mistanke om hvidvask kan f.eks. være begrundet i følgende omstændigheder:

• Klienten ønsker at foretage betaling af større købesummer eller andre beløb, der indgår i en aftale eller transaktion, med kontanter.
• Klienten er uvillig til at opgive normale og tilstrækkelige oplysninger ved etablering af klientforholdet, herunder ved åbning af klientbankkonto, eller klienten giver ufyldestgørende eller forkerte oplysninger.
• Klienten ønsker at indsætte kontanter i adskillige omgange på klientbankkonto, hvor det enkelte beløb ikke er bemærkelsesværdigt, men hvor summen af indbetalinger er betydelig.
• Enhver betydelig transaktion med kontanter eller værdipapirer, hvor køber eller sælger er ukendt, eller hvor transaktionens størrelse, karakter eller hyppighed forekommer usædvanlig.
• Klienten handler ikke på egne vegne og er uvillig til at oplyse om midlernes rette ejer eller oprindelse.
• Større eller usædvanlige transaktioner, der tilsyneladende ikke har et økonomisk eller indlysende lovligt formål.
• Pludselig betaling af større gæld.
• Atypiske betalingsveje eller sikkerhedsstillelser.
• Markante over/underfaktureringer (f.eks. ved samarbejde med køberen af et aktiv, der herefter opnår en hvidvasket fortjeneste).
• Iøjefaldende betalinger af bod/erstatning ved misligholdelse af kontrakter.
• Transaktioner med skattelylande eller lande, hvorfra det kan være vanskeligt at få kontroloplysninger.
• Atypiske apportindskud ved selskabsstiftelse og kapitalforhøjelser.